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Informativa sul trattamento dei dati personali

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Clienti, officina, revisioni e comunicazioni WhatsApp

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Ai sensi degli articoli 13 e, ove applicabile, 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

Titolare del trattamento: CAR SERVICE DI ASPESI CLAUDIO E ASPESI GIANLUIGI S.N.C.
Sede: Via C. Schuster 2, 21013 Gallarate (VA), Italia
Email privacy: amministrazione@aspesirevisioni.com
Telefono: 0331 777988
WhatsApp: 375 6336118
Sito web: www.aspesirevisioni.com
Gestionale e applicazione: Officina Manager WhatsApp – Aspesi Car Service
Ultimo aggiornamento: 13 ottobre 2026

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1. Ambito dell’informativa

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Questa informativa riguarda il trattamento dei dati personali delle persone che contattano l’officina, richiedono preventivi, prenotano appuntamenti o usufruiscono dei servizi di assistenza, riparazione e revisione dei veicoli.

Comprende le attività svolte mediante documenti cartacei, gestionali informatici, applicazioni utilizzate dal personale e comunicazioni tramite telefono, email e WhatsApp.

Per i trattamenti propri della navigazione sul sito e per i cookie si rimanda alle relative informative del sito. La Cookie Policy è consultabile al seguente indirizzo:

https://www.iubenda.com/privacy-policy/8230175/cookie-policy

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2. Dati trattati e loro provenienza

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In relazione al servizio richiesto possono essere trattati:

  • nome, cognome, ragione sociale, indirizzo e recapiti;

  • codice fiscale, partita IVA e dati necessari alla fatturazione;

  • targa, numero di telaio, marca, modello, chilometraggio e dati tecnici del veicolo;

  • informazioni pertinenti contenute nei documenti di circolazione;

  • appuntamenti, scadenze delle revisioni, preventivi, schede di lavorazione, interventi e relativi esiti;

  • documenti amministrativi, importi e informazioni sui pagamenti;

  • fotografie del veicolo, dei danni o dei componenti, quando necessarie per documentare accettazione, diagnosi e lavorazioni;

  • messaggi, allegati e informazioni tecniche relative all’invio, alla consegna e all’eventuale lettura;

  • preferenze di contatto, consensi e richieste di interruzione delle comunicazioni.

I dati provengono dal cliente, dalle persone da lui incaricate, dalla documentazione del veicolo e dalle verifiche svolte durante il servizio. I dati tecnici possono essere integrati mediante cataloghi e servizi di consultazione utilizzati per individuare componenti ed eseguire le prestazioni richieste.

Si invita a non fornire dati personali non necessari al servizio, in particolare informazioni sanitarie o altre informazioni particolarmente delicate.

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3. Finalità e basi giuridiche

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Richieste e servizi dell’officina
Gestire contatti, preventivi, prenotazioni, accettazione, interventi, riconsegna e assistenza. La base giuridica è l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

Revisioni dei veicoli
Gestire prenotazioni, verifiche, documentazione, registrazione degli esiti e comunicazioni agli enti competenti attraverso i sistemi previsti per il servizio. Le basi giuridiche sono l’esecuzione del contratto e gli obblighi di legge applicabili, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e c), GDPR.

Amministrazione e adempimenti fiscali
Gestire fatturazione, contabilità e adempimenti normativi. La base giuridica è l’adempimento di obblighi di legge, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

Comunicazioni relative a servizi richiesti
Inviare conferme, modifiche o annullamenti degli appuntamenti, promemoria di prenotazioni esistenti, preventivi richiesti e aggiornamenti sulle lavorazioni o sul veicolo pronto. Quando necessarie alla prestazione richiesta, queste comunicazioni si basano sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR. L’utilizzo di WhatsApp rispetta inoltre le scelte del cliente sul canale di contatto.

Promemoria facoltativi delle scadenze
Inviare promemoria delle revisioni o di altre scadenze, anche in assenza di un appuntamento già prenotato, ai clienti che abbiano aderito al relativo servizio. La base giuridica è il consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR, revocabile in qualsiasi momento.

Sicurezza e tutela dei diritti
Proteggere sistemi e dati, prevenire accessi abusivi, documentare le condizioni del veicolo e gestire contestazioni. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, nei limiti della necessità e del bilanciamento con i diritti dell’interessato.

L’adesione a WhatsApp o ai promemoria non costituisce consenso a ricevere pubblicità. Eventuali attività promozionali sono oggetto di distinta informazione e, quando richiesto, di specifico consenso.

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4. Utilizzo di WhatsApp

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L’officina utilizza WhatsApp Business e/o WhatsApp Business Platform, anche attraverso il gestionale, per le comunicazioni autorizzate con i clienti.

L’uso di questo canale è facoltativo. La sola comunicazione del numero di telefono non equivale ad autorizzazione a ricevere messaggi WhatsApp.

Il cliente può modificare le proprie preferenze o interrompere gli invii telefonando allo 0331 777988 oppure scrivendo a amministrazione@aspesirevisioni.com. Può richiedere l’utilizzo di un diverso canale di contatto disponibile.

La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti precedenti e non comporta automaticamente la cancellazione dei dati ancora necessari per i servizi richiesti o per obblighi di legge.

L’utilizzo di WhatsApp comporta il trattamento dei recapiti, dei contenuti trasmessi e delle informazioni tecniche da parte dei soggetti coinvolti nell’erogazione del servizio, tra cui WhatsApp Ireland Limited e, secondo le funzionalità utilizzate, altre società del gruppo Meta e relativi fornitori. I rispettivi ruoli dipendono dalle attività svolte e dalle condizioni applicabili.

Ulteriori informazioni:

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5. Modalità del trattamento e destinatari

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I dati sono trattati mediante strumenti cartacei e informatici. L’accesso è riservato alle persone autorizzate in relazione alle rispettive mansioni. Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi del trattamento.

Nei limiti necessari alle finalità indicate, i dati possono essere comunicati a:

  • fornitori di gestionali per officina e revisioni, assistenza informatica, hosting, archiviazione e backup;

  • fornitori di servizi di comunicazione, email e messaggistica;

  • consulenti contabili e fiscali, per la gestione dei documenti e degli adempimenti amministrativi e tributari;

  • professionisti legali e altri soggetti incaricati della tutela dei diritti;

  • fornitori di ricambi, ai quali l’officina comunica esclusivamente la targa necessaria a individuare i componenti, senza associarvi ulteriori dati personali del cliente;

  • fornitori di cataloghi e servizi tecnici, limitatamente ai dati del veicolo necessari alla consultazione;

  • enti competenti e sistemi ministeriali, per gli adempimenti relativi alle revisioni;

  • autorità pubbliche e altri destinatari nei casi previsti dalla legge.

I soggetti che trattano dati per conto del Titolare operano sulla base degli accordi richiesti dall’articolo 28 GDPR. Altri destinatari possono operare come autonomi titolari, in relazione alle attività effettivamente svolte.

I dati non sono venduti né diffusi pubblicamente. Le fotografie raccolte per documentare il servizio non sono destinate alla pubblicazione sui social o a fini pubblicitari.

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6. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

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L’utilizzo di servizi tecnologici può comportare trasferimenti di dati verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.

Tali trasferimenti devono avvenire nel rispetto del capo V GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza applicabile oppure di garanzie appropriate, quali clausole contrattuali standard, accompagnate dalle ulteriori misure necessarie.

Per WhatsApp si rimanda anche alle condizioni sul trattamento dei dati indicate sopra.

È possibile richiedere informazioni sui trasferimenti relativi ai propri dati e sulle garanzie applicabili, nonché sulle modalità per ottenerne copia, scrivendo a amministrazione@aspesirevisioni.com.

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7. Conservazione dei dati

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La conservazione è collegata alle finalità del trattamento e ai seguenti criteri:

  • Richieste e preventivi non accettati: gestione della richiesta e validità dell’offerta, salvo ulteriori esigenze documentate di tutela.

  • Documentazione contrattuale, fiscale e contabile: termini previsti dalla normativa applicabile ed eventuali esigenze connesse ad accertamenti o controversie.

  • Documentazione delle revisioni: termini e obblighi di conservazione previsti per l’attività e per i relativi documenti.

  • Schede di lavorazione e dati tecnici: gestione dell’assistenza, delle garanzie e delle esigenze documentali connesse agli interventi.

  • Fotografie: tempo necessario a documentare le condizioni del veicolo, le lavorazioni e le eventuali contestazioni.

  • Messaggi e informazioni di consegna: gestione delle comunicazioni ed eventuali esigenze probatorie; i contenuti rilevanti per una prestazione seguono i criteri della relativa documentazione.

  • Dati per promemoria facoltativi: fino alla revoca del consenso o alla cessazione del servizio, con riesame della necessità di conservazione.

  • Prova delle scelte e delle revoche: tempo necessario a dimostrare e rispettare le scelte dell’interessato e tutelare i diritti.

I dati non più necessari vengono cancellati o anonimizzati. Le copie di sicurezza seguono un ciclo limitato di conservazione e sostituzione, coerente con le esigenze di ripristino.

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8. Natura del conferimento

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I dati necessari a identificare il cliente e il veicolo, eseguire la prestazione o adempiere agli obblighi normativi devono essere forniti per poter gestire il servizio. La loro mancanza può impedirne l’esecuzione.

L’adesione a WhatsApp e ai promemoria facoltativi è libera. Il rifiuto o la revoca non impediscono di usufruire dei servizi dell’officina.

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9. Diritti dell’interessato

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Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l’interessato può:

  • accedere ai propri dati e ottenerne copia;

  • chiederne la rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento;

  • ottenere la portabilità dei dati quando applicabile;

  • opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare;

  • revocare il consenso senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti.

Le richieste possono essere inviate a amministrazione@aspesirevisioni.com oppure presentate presso la sede. Possono essere richieste informazioni strettamente necessarie a verificare l’identità del richiedente.

Il riscontro viene fornito senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese. Nei casi previsti dal GDPR, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, informando l’interessato entro il primo mese delle ragioni della proroga.

L’interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità disponibili su https://www.garanteprivacy.it, e rivolgersi all’autorità giudiziaria.

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10. Cancellazione dei dati associati al gestionale e a WhatsApp

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Per richiedere la cancellazione, scrivere a amministrazione@aspesirevisioni.com, indicando nome e recapito utilizzato nei rapporti con l’officina.

La richiesta riguarda i dati trattati sotto la responsabilità dell’officina. La cancellazione viene eseguita nei limiti previsti dalla legge: possono essere conservati i dati ancora necessari per obblighi normativi o per accertare, esercitare o difendere un diritto.

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11. Disponibilità e aggiornamenti

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L’informativa completa è disponibile anche in formato cartaceo presso l’ufficio ed è consultabile online all’indirizzo:

https://www.aspesirevisioni.com/privacy

Il testo può essere aggiornato in caso di modifiche ai servizi o ai trattamenti. La data dell’ultima revisione è riportata in apertura. Le modifiche rilevanti vengono comunicate agli interessati quando necessario.

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Aspesi Car Service

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